Vault Basic vs. Vault Professional

Elegir la aplicación de gestión documental que mejor se adapte a su negocio es clave. A continuación vamos a tratar de mostrar las principales diferencias entre los dos programas más importantes de gestión documental de Autodesk: Vault Basic y Vault Professional, los cuales parten de la misma base.

Cabe señalar que Vault se caracteriza por ser un software PDM (Product Data Management), es decir, de gestión de datos de productos. Se integra dentro de las herramientas de diseño de Autodesk e incluso en plataformas como Microsoft Office, Adobe y otros sistemas CAD. El objetivo es que todos trabajen desde un sistema central capaz de organizar los archivos. Por lo tanto, es una herramienta colaborativa que agiliza los flujos de trabajo entre departamentos.

Instalación

Vault necesita dos instalaciones: un software en el servidor –Autodesk Vault (Server) – y otro en cada uno de los puestos de trabajo de los usuarios –Autodesk Vault (Client) –. Dichos trabajadores utilizarán esta herramienta para la gestión de los archivos de una forma muy intuitiva, de manera que podrán llevar a cabo acciones que sin Vault serían impensables. De hecho, optimiza el trabajo contra un servidor con funciones extra y además facilita la apertura local de los archivos para trabajar más rápido.

Funciones

Por un lado, Vault Basic tiene unas funcionalidades muy potentes. Entre ellas, destacamos la gestión de cambios y versiones, las copias de diseño inteligente, el diseño simultáneo, el renombrado inteligente, la simbología muy intuitiva del estado de los archivos, la capacidad de centralizar tanto bibliotecas de estilos como el centro de contenido, las dependencias bidireccionales o la gestión masiva de las propiedades, entre otras.

Y por otro, Vault Professional tiene todas las funciones de Vault Basic y se le añaden muchas otras. En mi opinión, las más importantes son los ciclos de vida de aprobaciones, las revisiones y artículos, las órdenes de cambio (ECOs), la codificación automática, el control de accesos, el job processor y el thin client.

¿Qué versión de Vault necesito?

En muchas empresas cada trabajador realiza sus tareas de forma local, de una manera muy desconectada, y si queremos conectar el trabajo de varias personas tiene que hacerse de forma manual. Este tipo de empresas necesita conectar de forma instantánea todos los departamentos. De ese modo evitará repetir errores antiguos, para no recorrer el mismo camino en todos los proyectos. Este tipo de empresas son las que –urgentemente– necesitan como mínimo Vault Basic, ya que así lograrán un flujo de trabajo digital y conectado que les ayudará a optimizar los proyectos y entregar de forma más rápida y con menos errores los proyectos.

¿Debemos usar artículos y sus revisiones? ¿Necesito aprobar los archivos CAD? ¿Necesito que usuarios no CAD accedan a datos de diseño? ¿Necesito pasar datos al ERP? ¿Quiero lanzar datos y bloquear su acceso? ¿Deseo tener un control sobre los cambios de revisiones?

Si tenemos alguna de estas necesidades, deberíamos empezar a hablar de la necesidad de Vault Professional en la empresa. En este caso se requiere de una consultoría previa para analizar las necesidades y hacer la implantación lo más real posible cumpliendo con esos requerimientos.

Opciones de compra

Vault Basic está incluido en la colección de diseño y fabricación de Autodesk llamada Product Design & Manufacturing Collection. Esta colección es completísima y a lo largo de estos años, ayudando a nuestros clientes, me he dado cuenta de que no le sacan todo el partido posible, utilizando muchas veces Inventor y AutoCAD únicamente; cuando se tiene la posibilidad de usar muchos más programas, así como un gestor de datos de alta calidad y con una curva de aprendizaje bastante rápida como Vault Basic.

En cuanto a Vault Professional, está destinado a empresas que tienen unas necesidades superiores que solo pueden ser satisfechas con esta versión “pro”, la cual pueden contratar por suscripción. Aquí me parece importantísimo recalcar que Vault Office se incluye en esta licencia.

Vault Office permite el acceso a usuarios de fuera del departamento de diseño con el objetivo de que puedan visualizar toda la base de datos y las lista de materiales, además de previsualizar los diseños 3D solamente teniendo acceso al Server. Puede utilizarse por App móvil o en PC, y aunque no consume licencia, es necesario loguearse.

Ahora más que nunca es más fácil compartir los datos de ingeniería fuera del departamento. Ya sea con fabricación, compras, dirección, etc.

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