Oululainen energia- ja kiertotalousratkaisuja tarjoava konserni selkeytti tiedonhallintaansa ja keskitti kaikki dokumentit M-Filesiin. Metatietopohjaista järjestelmää pidettiin aluksi hankalana, mutta käyttöönotto tehtiin helpoksi mukautetuilla näkymillä ja kattavilla koulutuksilla.

Oulun Energia otti M-Filesin käyttöön jo vuonna 2015 dokumenttien hallintaan ja asiakirjojen arkistointiin. Ohjelmistoa pidettiin kuitenkin monimutkaisena, ja käyttöaste oli jäänyt sen myötä matalaksi.

Keväällä 2023 Oulun Energia päätti lähteä selkeyttämään organisaation tiedonhallintaa ja kartoitti kaikki ympäristöt, joihin dokumentteja tallennettiin. Käytössä oli M-Filesin lisäksi pilvipalveluita kuten Microsoft Teams ja OneDrive, oma verkkolevy ja muitakin järjestelmiä.

-Tavoitteena oli kirkastaa, mihin dokumentteja tulee tallentaa. Määrittelyn pohjalta sovimme, että Oulun Energian virallinen ja ainoa dokumenttienhallintajärjestelmä on M-Files , Oulun Energian ICT-palvelupäällikkö Mika Sarén kertoo.

ARKANCE valikoitui määrittelyvaiheessa kumppaniksi kilpailutuksen kautta.

- Vaakakupissa painoi aiempi kokemus infra- ja energiasektorilta, niin että ymmärretään, millaisia haasteita M-Filesin käytössä saattaa tulla meidän liiketoimintaympäristössämme, Sarén sanoo.

M-Filesiin luodut näkymät helpottivat siirtymistä

Määrittelyvaiheen jälkeen ARKANCE lähti toteuttamaan M-Files-ympäristöön remonttia, jossa ohjelmistoa muokattiin helpommaksi käyttää. Oulun Energialla tunnistettiin, että käyttäjille on iso kynnys siirtyä perinteisestä verkkolevystä metatietoihin pohjautuvaan järjestelmään.

-Ihmiset pitävät kansiorakenteista, niin että asioilla on jokin paikka. Käytännössä rakensimme koko Oulun Energian yhteisen näkymän, jossa on virtuaalikansioita. Dokumentin voi edelleen raahata näkymässä kansioon ja sinne se humpsahtaa, vaikka muutama metatieto täytyy antaa, Sarén kuvailee.

Oulun Energian dokumentoija ja M-Files-pääkäyttäjä Heidi Tonteri kertoo, että henkilöstö suhtautuu M-Filesiin nyt huomattavasti myönteisemmin.

-Ihmiset kokevat, että he löytävät asiat juuri tämän näennäisen kansiorakenteen mukaan. Omakin paine ohjelman eteenpäin viemiseen on helpottanut, kun sitä on koulutettu ja asenne on muuttunut.

Kolme koulutusta eritasoisille käyttäjille

Muutostöiden valmistuttua konsernin kaikki 250 työntekijää koulutettiin M-Filesin käyttöön. Oulun Energian toiveesta ARKANCE räätälöi kolme eritasoista etäkoulutusta: alkeet, perusteet ja edistynyt koulutus. Tammi-helmikuulle 2024 aikataulutettiin yhteensä 14 koulutuskertaa. Alkeiskurssi oli koko henkilöstölle pakollinen, ja muihin sai osallistua vapaasti oman tarpeen mukaan.

Mika Sarén ja Heidi Tonteri kehuvat koulutusten onnistuneen hyvin, ja niistä tuli kiitosta myös osallistujilta. ARKANCEn keräämissä koulutuspalautteissa kokonaisarvosanaksi muodostui 4,4/5.

-Siitä tykättiin, että koulutukset olivat keskustelevia eivätkä pelkkiä luentoja. Ne olivat hyvin selkeitä kokonaisuuksia, eikä harhapoluille lähdetty. Harjoituksia pystyi tekemään samalla, ja niistä sai suoraan palautetta. Ryhmäkoot olivat myös mielestäni hyvät, niin että hiljaisemmatkin uskalsivat avata mikin, Tonteri sanoo.

Koulutuksia täydennettiin Teams-tukikanavalla, jossa ARKANCEn kouluttaja Joona Lehtinen päivysti aluksi muutaman viikon. Nyt kysymyksiin vastailevat Oulun Energian omat tehokäyttäjät, jotka voivat tarvittaessa olla yhteydessä ARKANCEn asiakastukeen. Lisäksi intrassa on tarjolla kymmenen ARKANCEn tuottamaa lyhyttä ohjevideota, joissa kerrataan esimerkiksi tiedoston tallentaminen näkymään.

Yhteistyö sujui mutkattomasti

Mika Sarén kuvaa ARKANCEn kanssa työskentelyä helpoksi ja välittömäksi. M-Files-ympäristö on nyt oikeasti räätälöity Oulun Energian tarpeisiin, ja aikataulut ovat pitäneet. 

• ARKANCE on ottanut tosissaan ajatuksemme siitä, millaisen käyttökokemuksen haluamme, ja aina on koitettu löytää ratkaisu. Toki M-Fileskaan ei ihan kaikkeen taivu, mutta niissä rajoissa mitä ohjelmalla voi tehdä, olemme saaneet omia ajatuksia läpi, Sarén sanoo.

Projektin päättymisestä huolimatta M-Filesin kehitystyö ei lopu Oulun Energialla tähän. Jatkossa mukaan on tarkoitus ottaa ainakin projektidokumentaatio ja M-Filesin tukemia lomakepohjia. Henkilöstöltäkin tulee todennäköisesti toiveita lisäominaisuuksista.

• Kun ihmiset oppivat käyttämään ohjelmistoa, he hoksaavat, että jonkin asian pitäisi olla eri tavalla tai ohjelmaan pitäisi tuoda jotain lisää. Se pitää koko ajan pitää kehityksessä mukana, Tonteri toteaa.