fi-fi 
Tiedonhallinta on olennainen osa organisaatioiden toimintaa, mutta siihen liittyy usein haasteita, jotka voivat hidastaa tehokasta työskentelyä. Tiedon jakaminen organisaation ulkopuolelle, käyttöoikeuksien hallinta ja tiedon laadun varmistaminen ovat kaikki kriittisiä osatekijöitä, jotka vaikuttavat organisaation sujuvaan toimintaan. M-Files on monipuolinen tiedonhallintajärjestelmä, joka ratkaisee suuren osan näistä haasteista, mutta tiedon jakaminen organisaation ulkopuolisille osapuolille voi olla haastavaa. Tässä astuu esiin M-Filesin tarjoama ratkaisu Hubshare.
M-Files ja tiedonhallinnan haasteet
M-Files on ansainnut maineensa monipuolisena ja tehokkaana tiedonhallintaratkaisuna, mutta se kohtaa edelleen haasteita, erityisesti silloin, kun tarvitaan tehokasta tiedon jakamista organisaation rajojen ulkopuolelle. Organisaatioiden on varmistettava, että oikeat ihmiset näkevät oikeat tiedot ja että tiedon laatu ja eheys säilyvät. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi projektiympäristöissä, joissa eri osapuolet tarvitsevat pääsyn ja hallinnan projektin tietoihin.
Hubshare – tiedonhallinnan tulevaisuus
Hubshare on selainpohjainen tiedonhallintajärjestelmä, joka täydentää M-Filesia. Hubshare tarjoaa ketterän ja luotettavan tavan jakaa ja käsitellä tietoa ja tiedostoja eri organisaatioiden välillä.
Käyttöliittymä ja konfiguroitavuus
Hubsharen käyttöliittymä on pitkälti konfiguroitavissa, ja se voidaan räätälöidä vastaamaan organisaation tarpeita. Hubshareen määritellään erilaisia näkymiä, joihin voidaan tuoda turvallisesti juuri tarvittava M-Files sisältö.
Laaja käyttäjähallinta
Hubsharen avulla organisaation ulkopuolisille osapuolille voidaan myöntää pääsy tiedonhallintajärjestelmään erillisillä tunnuksilla. Tämä mahdollistaa projektien eri osapuolten, kuten suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja projektinjohtajien, osallistumisen tehokkaasti ja turvallisesti.
Yksilölliset hubit ja näkymät
Hubsharen avulla voidaan määrittää erillisiä hubeja, esimerkiksi projekteille, joihin halutaan jakaa vain tiettyjä M-Filesin sisältöjä. Jokainen näkymä voidaan räätälöidä näkymään vain tietyille käyttäjärooleille. Tämä tarkoittaa, että suunnittelijat näkevät vain heille tärkeän tiedon, samoin kuin muut projektin osapuolet. Tämä tekee yhteistyöstä tehokkaampaa ja organisoitua.
Tehokas raportointi
Hubshare ei rajoitu vain tiedon jakamiseen vaan mahdollistaa myös tehokkaan raportoinnin. Voit luoda erilaisia tilannekuvaraportteja käyttäen esimerkiksi Power BI:tä tai muita vastaavia raportointityökaluja, Tämä antaa syvällisen kuvan tiedon käytöstä ja tehokkuudesta.
Tiedonhallintaan liittyvät haasteet voivat hidastaa organisaation toimintaa, mutta M-Filesin ja Hubsharen yhdistelmä tarjoaa ratkaisun moniin näistä haasteista. Hubshare mahdollistaa tehokkaan tiedon jakamisen organisaation ulkopuolisille, tarjoaa laajan konfiguroitavuuden, hallitun käyttöoikeuksien hallinnan ja mahdollistaa erilaisten näkymien luomisen eri käyttäjärooleille. Tämä tekee yhteistyöstä tehokkaampaa ja tiedonhallinnasta hallittua. Hubshare on askel kohti tulevaisuuden tiedonhallintaa.