Autodesk Docs, gestión documental, colaboración y eficiencia en proyectos de construcción

En un sector tan dinámico como el de AEC (Arquitectura, Ingeniería y Construcción), los equipos se enfrentan a desafíos significativos en la gestión de la información y la colaboración. Con frecuencia, los documentos esenciales se publican y almacenan en múltiples aplicaciones que no se comunican entre sí, imposibilitando el intercambio eficiente de datos. Esta fragmentación no sólo dificulta la gestión de la información, sino que también crea barreras significativas para la colaboración. Adicionalmente, la diversidad de herramientas y software utilizado tanto en la oficina como en la obra exige que los equipos de trabajo reciban información en varias plataformas, lo que gestionarlo consume tiempo y recursos. A esto se suma que los procesos de autorización y aprobación de documentos se vuelven tediosos y repetitivos, aumentando el riesgo de errores y retrasos.

En este contexto, surge la necesidad de implementar una solución que unifique la gestión de documentos y la colaboración entre equipos, optimizando los flujos de trabajo y facilitando la comunicación. Es aquí donde entra en juego Autodesk Docs. Se trata de un entorno común de datos basado en la nube que ofrece control y administración de documentos a todo el equipo del proyecto. Con Autodesk Docs, los equipos de AEC pueden simplificar la colaboración y la administración de datos desde el diseño hasta la construcción y agilizar los flujos de trabajo de revisión y aprobación de documentos. Autodesk Docs se incluye tanto en la plataforma Autodesk Construction Cloud como en la Autodesk AEC Collection. Diseñado para mejorar la colaboración y la eficiencia en proyectos de construcción y diseño, su función es centralizar toda la información.

Principales Funcionalidades Autodesk DOCS

El software Docs de Autodesk ofrece una serie de funcionalidades que se adaptan a las necesidades de gestión de cualquier proyecto del ámbito de la construcción.

Una plataforma única basada en la nube

• Gestión colaborativa. Esta solución permite organizar, distribuir y compartir archivos en una única plataforma de gestión de documentos conectada, garantizando que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan.

• Centraliza la gestión de incidencias. Con este software es muy sencillo identificar y resolver rápidamente cualquier incidencia que pueda surgir durante la vida del proyecto.

• Diseños 2D y 3D. Permite la carga y visualización de dibujos 2D y modelos 3D, garantizando que los equipos dispongan de la información correcta en todo momento.

• Organiza la documentación de los costes del proyecto. Es posible generar con un solo clic documentación precisa y exhaustiva sobre la facturación para disponer de un registro actualizado y una copia impresa de un proyecto.

• Gestión de versiones de documentos. Esto garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a las versiones más recientes de los documentos.

• Plataforma segura. Este software ofrece un entorno confiable donde toda la información se almacena y gestiona con los más altos estándares de seguridad.

Almacenamiento y gestión de documentos y datos

• Control de documentos. Facilita colocar la información en carpetas estructuradas y herramientas con permisos que aseguran que los datos sensibles sólo sean accesibles para los usuarios autorizados. 

• Aprobación de documentos. Permite reducir los esfuerzos manuales y automatizar la revisión de dibujos, modelos y documentos antes de publicarlos y compartirlos.

• Vincula archivos como referencias. Es posible adjuntar documentos como referencias a solicitudes de información, reuniones, formularios y activos para mejorar la colaboración y reducir los errores de comunicación.

• Colaboración documental. Identifica y prioriza las posibles incidencias de diseño e ingeniería con marcas de revisión, mejorando la coordinación entre equipos.

• Gestión del ciclo de vida. Permite el cumplimiento de la normativa internacional ISO 19650 de gestión de la información a lo largo de todo el ciclo de vida de un activo construido utilizando BIM.

Funciones adicionales

• Transmisiones. Es posible crear y compartir fácilmente transmisiones con los equipos del proyecto y realizar un seguimiento con una pista de auditoría completa.

• Desktop Connector. Con esta herramienta es posible abrir, guardar, mover, renombrar y eliminar archivos directamente desde el escritorio.

Conexión Autodesk Docs con Autocad y Revit

La integración de aplicaciones resulta clave para mejorar la conexión desde que un proyecto se encuentra en su fase de diseño hasta que se lleva a cabo el proceso de construcción. La integración con soluciones como Revit y Autocad provoca una mejora sustancial en los flujos de trabajo y evita los documentos duplicados.

• Autocad y Docs

No descubrimos nada nuevo si apuntamos que Autocad es el software de diseño y CAD más importante y utilizado del mercado. Esto supone que su empleo en las mesas de diseño de arquitectos e ingenieros sea común. Sin embargo, el trabajo que realizan sobre esta solución debe llegar a las siguientes fases del proyecto. Y es ahí cuando la gestión unificada de documentos y la colaboración entre usuarios se convierte en esencial por las razones que acabamos de esgrimir. 

La integración de Autodesk Docs con Autocad facilita el almacenamiento y la compartición de los archivos para la colaboración en tiempo real sobre la plataforma Autodesk Construction Cloud. El resultado es un trabajo más eficiente y productivo para los equipos de diseño, que podrán ver, editar, anotar y crear dibujos desde cualquier lugar mediante la app móvil de Autocad o desde el navegador de sus ordenadores portátiles y de sobremesa.

• Revit y Docs

Al igual que Autocad es una solución fundamental en la fase de diseño, Revit es clave para los profesionales del sector AEC. Cuando este software desarrollado específicamente para BIM se integra con Autodesk Docs, los usuarios tienen la capacidad de almacenar y compartir los modelos de construcción, facilitando nuevamente el trabajo en equipo y la gestión de las diferentes versiones. 

Tanto la integración de Docs con Autocad como con Revit mejoran los flujos de trabajo y unen a los usuarios de CAD con los de BIM. Esta posibilidad proporciona un mayor control de los documentos que se generan en el proyecto desde su concepción hasta la fase de construcción. Y deja muy claro el rol diferencial que Docs puede jugar para mejorar la colaboración y, por ende, la productividad y eficiencia.

Beneficios de Autodesk Docs

Todas estas funcionalidades proporcionan una serie de ventajas a la hora de utilizar Autodesk Docs. Éstas son algunas de las más importantes:

• Los usuarios se benefician de un único entorno común de datos que soporta todo el ciclo de vida del proyecto. Es posible cargar los datos una vez, sabiendo que los equipos siempre trabajarán a partir de la versión correcta. Incluso, permite la sincronización automática con dispositivos móviles.

• La plataforma promueve una mayor transparencia y colaboración entre todos los participantes del proyecto, lo que conduce a una toma de decisiones más informada y eficiente. Y con las integraciones con herramientas de Autodesk, como AutoCAD y Revit, se agilizan los flujos de trabajo y se reduce la duplicación.

• Al centralizar la información y proporcionar herramientas de gestión y colaboración de fácil uso, Autodesk Docs ayuda a reducir errores y omisiones, lo que a su vez puede llevar a una disminución en los costes y tiempos de proyecto.

• Como proporciona acceso a la información actualizada en tiempo real, Autodesk Docs permite a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios, mejorando la agilidad del proyecto y aumentando las probabilidades de éxito.

En resumen, Autodesk Docs es una solución que potencia a los equipos de construcción y diseño al proporcionarles las herramientas necesarias para gestionar eficazmente sus documentos y datos, mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia en sus proyectos. Su capacidad para integrarse con otras aplicaciones de Autodesk y su amplio conjunto de funciones hacen de este software una pieza clave en la gestión de proyectos de construcción y diseño.

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